INVENTARISASI ASET

INVENTARISASI ASET:

Definisi dari Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan aset
Tugas Inventarisasi aset yaitu:

1. Pendataan,
2. Pencatatan, dan
3. Pelaporan hasil pendataan

adapun Tujuan dari Inventarisasi aset adalah:
1. Agar tertib dalam administrasi
2. Sebagai bentuk pengamanan aset secara:

a. Administrasi
b. Hukum/legal
c. Fisik

Menurut hasil Penelitian (Sugiama, 2014) melalui content analysis utk media massa menyatakan bahwa Permasalahan inventarisasi aset di Indonesia, dari analisis 28 kasus inventarisasi menunjukkan 3 kategori permasalahan yaitu: 1. Aset belum dicatat sebanyak 7 kasus memiliki porsi sebesar 25%; 2. Ketidak Tertiban dan Ketidak disiplinan dalam pendataan, pencatatan, dan pelaporan sebanyak 19 kasus memiliki porsi sebesar 68%; dan 3. Duplikasi pencatatan aset sebanyak 2 kasus dengan porsi 7% sehingga dijumlahkan menjadi 28 kasus atau 100%

Selain untuk Tertib administrasi, tujuan dari inventarisasi aset juga sebagai bentuk pengamanan aset. pengamanan aset secara fisik dapat berupa pemberian batas pada aset berupa tanah atau pemberian pagar pada bangunan, secara administratif inventarisasi aset yaitu harus terdapat pendataan, pencatatan, dan pelaporan atas hasil pendataan aset. sebagai bentuk pengamanan aset selanjutnya adalah pengamanan aset secara sah menurut hukum atau legal dengan memiliki bukti-bukti berupa kelengkapan dan keabsyahan bukti kepemilikkan, Sertifikat Hak Milik (SHM) untuk aset berupa tanah atau lahan, Bukti Pemilikan Kendaraan Bermotor (BPKB) untuk kendaraan, Faktur untuk barang lainnya. ketiga faktor tersebut merupakan bentuk inventarisasi aset dan pemenuhan aspek legal aset yang dicatat secara akurat dan aman secara legal. Fungsi kegiatan inventarisasi aset ini sangat erat kaitannya dengan Fungsi dalam siklus aset lainnya dalam Manajemen Aset (Sugiama, 2017) seperti yang terlihat pada gambar:

Upaya yang dapat dilakukan dalam Inventarisasi Aset adalah dengan penggunaan Sistem Informasi yaitu dengan cara kodefikasi. dalam pengelolaan aset Barang Milik Negara kodefikasi adalah Pemberian kode barang pada setiap barang inventarisasi milik pemerintah yang menyatakan kode lokasi dan kode barang.
Sasaran kodefikasi tersebut adalah semua barang milik pemerintah yang ada dan digunakan oleh pemerintah yang bersangkutan dengan tujuan Mengamankan dan memberikan kejelasan status Kepemilikan dan status penggunaan barang pada masing-masing pengguna.

Tujuan Kodefikasi tersebut dijabarkan secara rinci sebagai berikut:

1. Memberi tanda pada administrasi aset secara tepat dan benar
2. Memberi tanda pada semua aset
3. Memudahkan identifikasi aset
4. Mempersingkat uraian aset
5. Mempermudah komunikasi yang berkaitan dengan aset untuk mencapai kesatuan bahasa
6. Menghindari kesimpangsiuran aset
7. Mempermudah tugas pemasok (rekanan) dan pemakai aset pada setiap unit kerja
8. Agar dihayati oleh setiap petugas yang menangani pengelolaan aset

Proses Inventarisasi Barang dengan Sistem Informasi Terkini:

1. Menggunakan Kode Batang (Barcode system)

• Sebuah Barcode System adalah sebuah informasi yang dikodekan kedalam sebuah bentuk garis-garis tipis dan lebar dengan spasi garis putih di tengahnya yang berisikan informasi tertentu dengan menggunakan jaringan hardware dan software , yang terutama terdiri dari komputer mobile , printer , scanner genggam , infrastruktur, dan software pendukung.
• Barcode System digunakan untuk mengotomatisasi pengumpulan data di mana rekaman tangan adalah tidak tepat waktu atau biaya yang efektif. lihat juga sejarah barcode 

2. Menggunakan QR Code

• Kode QR adalah suatu jenis kode matriks atau kode batang dua dimensi yang dikembangkan oleh Denso Wave, sebuah divisi Denso Corporation yang merupakan sebuah perusahaan Jepang dan dipublikasikan pada tahun 1994 dengan fungsionalitas utama yaitu dapat dengan mudah dibaca oleh pemindai .
• QR merupakan singkatan dari quick response atau respons cepat, yang sesuai dengan tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi dengan cepat dan mendapatkan respons yang cepat pula.
• Berbeda dengan kode batang, yang hanya menyimpan informasi secara horizontal, kode QR mampu menyimpan informasi secara horizontal dan vertikal, oleh karena itu secara otomatis Kode QR dapat menampung informasi yang lebih banyak daripada kode batang. untuk lebih banyak dapat dilihat disini